1. Wie zijn wij?
De Utrechter – De Stad B.V. (hierna: “De Utrechter”, “wij” of “ons”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsnaam: De Utrechter – De Stad B.V.
Vestigingsadres: Vredenburg 40, 3511 BD Utrecht
KvK-nummer: 67619142
E-mail: [email protected]
Telefoon: 030 227 1857

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt wanneer je:

• onze website bezoekt;
• een reservering maakt;
• een offerte of aanvraag indient;
• via een externe partner een aanvraag bij ons indient;
• contact met ons opneemt via een contactformulier of per e-mail;
• je aanmeldt voor onze nieuwsbrief;
• een review achterlaat;
• een digitale cadeaubon koopt;
• met ons communiceert over facturatie of zakelijke afspraken.
  

3. Reserveringen via Formitable
Wij gebruiken het reserveringssysteem van Formitable. Formitable treedt in beginsel op als verwerker namens De Utrechter. Wij hebben met hen een verwerkersovereenkomst gesloten.

Op het gebruik van de reserveringsmodule kunnen daarnaast gebruiksvoorwaarden van Formitable van toepassing zijn. Deze privacyverklaring ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens door De Utrechter.

3.1 Welke gegevens verwerken wij?
Bij een reservering kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam (voornaam en achternaam)
• bedrijfsnaam (indien van toepassing)
• e-mailadres
• telefoonnummer
• datum en tijd
• aantal personen
• opmerkingen
• allergenen of dieetwensen (indien vrijwillig opgegeven)
• reserveringsstatus (optie, bevestigd, geannuleerd, no-show)

Allergenen of dieetwensen kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn. Deze worden uitsluitend verwerkt om jouw reservering correct uit te voeren.

3.2 Doelen van verwerking
Wij verwerken deze gegevens voor:

• het aannemen, bevestigen en uitvoeren van reserveringen;
• het versturen van communicatie over je reservering (zoals bevestigingen, wijzigingen, herinneringen per e-mail of SMS en verzoeken tot herbevestiging);
• het verwerken van aanbetalingen;
• het verbeteren van onze planning en dienstverlening;
• relatiebeheer (bij terugkerende gasten en zakelijke klanten);
• het beperken van no-shows.

3.3 No-show registratie
Wanneer een gast zonder bericht niet verschijnt, kunnen wij dit registreren in ons reserveringssysteem.

Doel:

• toekomstige reserveringen beter beoordelen;
• misbruik voorkomen;
• onze planning beschermen.

Een no-show registratie leidt niet automatisch tot weigering van toekomstige reserveringen. Je hebt het recht bezwaar te maken via [email protected].

3.4 Aanbetalingen en betalingen
Bij speciale gelegenheden kan een aanbetaling vereist zijn. Betalingen worden verwerkt via een beveiligde externe betaalprovider. Wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op.

Voor digitale cadeaubonnen verwerken wij betaal- en transactiegegevens conform fiscale verplichtingen.

3.5 Facturatie en zakelijke betalingen
Wanneer een gast of zakelijke klant per factuur betaalt, verwerken wij aanvullende gegevens die nodig zijn voor correcte facturatie en administratie.

Dit kan onder meer omvatten:

• naam en/of contactpersoon
• bedrijfsnaam
• factuuradres
• e-mailadres
• KvK-nummer
• btw-nummer
• referentie- of inkoopnummer

Deze gegevens kunnen wij ontvangen via een papieren formulier,  e-mail, communicatie binnen het reserveringssysteem en WhatsApp.

Bewaartermijn: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

3.6 Reviews
Na een bezoek kunnen wij je uitnodigen om een review achter te laten via ons reserveringssysteem of via externe platforms zoals Google of TripAdvisor. Deze platforms zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via hun eigen omgeving.

Reviews kunnen openbaar zichtbaar zijn op externe platforms of op onze eigen website. Wanneer wij reviews op onze website tonen, worden deze weergegeven zoals geplaatst.

3.7 Bewaartermijnen persoonsgegevens
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Reguliere reserveringen: maximaal 36 maanden
• No-show gegevens: maximaal 36 maanden
• MICE / zakelijke klanten: maximaal 5 jaar
• Financiële gegevens (facturen, cadeaubonnen): 7 jaar
• Nieuwsbriefgegevens: tot afmelding
• Contactaanvragen: maximaal 12 maanden na afhandeling

Deze termijnen zijn gebaseerd op relatiebeheer, bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen.

4. Offerteaanvragen (MICE / events)
Wanneer je een offerte of aanvraag indient via onze website of via een samenwerkingspartner, verwerken wij:

• naam
• bedrijfsnaam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• evenementgegevens
• aanvullende informatie

Wij verwerken deze gegevens om de aanvraag te beoordelen, contact op te nemen en een offerte of voorstel uit te brengen.

In sommige gevallen ontvangen wij deze gegevens via externe platforms of samenwerkingspartners waarop wij als locatie of eventruimte worden vermeld. Deze partners zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via hun eigen platform. Zodra wij de gegevens ontvangen, zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Bewaartermijn:

• maximaal 5 jaar bij zakelijke relaties
• anders maximaal 24 maanden

5. Contactformulier en overige communicatie
Wanneer je contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, per e-mail, telefonisch of via WhatsApp, verwerken wij de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt, zoals:

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• inhoud van het bericht
• eventuele bijlagen (zoals een CV, portfolio of aanvullende informatie)

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• algemene vragen
• reserveringen of bezichtigingen van onze eventruimte
• samenwerkingen of optreedaanvragen
• sollicitaties

Voor het afhandelen van telefonisch klantcontact en reserveringsaanvragen kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners die namens ons optreden. Met deze partijen hebben wij passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

• Algemene aanvragen: maximaal 12 maanden na afhandeling
• Sollicitaties: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming wordt gegeven om gegevens langer te bewaren (maximaal 12 maanden)
• Samenwerkings- of artiestenaanvragen: maximaal 12 maanden
  

Wanneer je via WhatsApp contact met ons opneemt, geldt daarnaast het privacybeleid van de betreffende aanbieder.

6. Nieuwsbrief
Wij versturen onze nieuwsbrief via ons reserveringssysteem.

Wanneer je je aanmeldt, verwerken wij je e-mailadres.

Je kunt je altijd uitschrijven via de afmeldlink in elke e-mail.

7. Online advertenties, tracking en cookies
Wij maken gebruik van de diensten van Google Ireland Limited en Meta Platforms Ireland Limited. Deze technieken helpen ons om onze website te verbeteren en relevante advertenties te tonen aan de juiste personen.

7.1 Gebruikte technieken en doeleinden
Wij maken gebruik van onder andere de Meta Pixel, Google Analytics en Google Ads (inclusief conversiemeting). Deze zetten wij in voor de volgende doeleinden:

• Analyse: Het begrijpen van hoe bezoekers onze website gebruiken om de ervaring te verbeteren.

• Advertentiemeting: Het meten van de effectiviteit van onze marketingcampagnes.

• Retargeting: Het tonen van relevante advertenties aan personen die onze website eerder hebben bezocht.

• Doelgroepoptimalisatie: Het vinden van nieuwe doelgroepen die vergelijkbaar zijn met onze bestaande bezoekers (Lookalike Audiences).

7.2 Toestemming en Cookies
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken (zoals scripts en beacons):

1. Noodzakelijke cookies: Deze zijn essentieel voor een goed werkende website en worden altijd geplaatst.

2. Marketing- en trackingcookies: Deze worden pas geplaatst nadat je hiervoor expliciet toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner.

Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen. Zie voor een volledig overzicht van alle gebruikte cookies onze Cookieverklaring

7.3 Aangepaste doelgroepen (Custom Audiences)
Wij kunnen e-mailadressen van actieve nieuwsbriefabonnees of klanten gebruiken om ‘Custom Audiences’ aan te maken binnen advertentieplatforms.

• Beveiliging: Jouw e-mailadres wordt versleuteld (gehasht) voordat het naar het platform wordt verzonden. Hierdoor ziet het platform niet je werkelijke e-mailadres, maar kan het enkel bepalen of je daar ook een account hebt.

• Grondslag: Dit doen wij uitsluitend op basis van jouw voorafgaande toestemming (bijvoorbeeld bij aanmelding voor de nieuwsbrief). Je kunt hier op elk moment bezwaar tegen maken via [email protected]

7.4 Internationale doorgifte
Jouw gegevens kunnen worden opgeslagen op servers buiten de Europese Economische Ruimte (EER), met name in de Verenigde Staten. Wij waarborgen jouw privacy door enkel te werken met partijen die gecertificeerd zijn onder het EU-U.S. Data Privacy Framework of door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s).

8. Jouw rechten
Je hebt het recht op:

• inzage
• correctie
• verwijdering
• beperking van verwerking
• overdraagbaarheid
• bezwaar (bijv. tegen no-show registratie)
• intrekking van toestemming

Verzoeken kun je sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand op je verzoek.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

9. Cameratoezicht
In De Utrechter maken wij gebruik van cameratoezicht.

Doel van cameratoezicht:

• beveiliging van medewerkers en gasten;
• bescherming van eigendommen;
• het voorkomen en vastleggen van incidenten.

Camerabeelden worden in beginsel maximaal 14 dagen bewaard, tenzij er sprake is van een incident waarvoor de beelden langer noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld in het kader van aangifte of onderzoek).

Beelden worden uitsluitend ingezien door daartoe bevoegde personen en worden alleen verstrekt aan bevoegde autoriteiten (zoals de politie) indien daarvoor een wettelijke grondslag bestaat

10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik.

11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op onze website.